Остатки запасов на складе. Оптимизация складской логистики. Автоматизированные системы управления запасами изменят рутинные процессы вашей компании

В условиях жесткой конкуренции на мировом рынке, оптимальная система управления запасами имеет жизненно важное значение для устойчивости бизнеса, его развития и роста. Автоматизированная система управления запасами дает возможность охватить большее количество потребителей, увеличить объемы продаж и реализовать больше возможностей для роста бизнеса. С автоматизированной системой управления запасами вы можете навсегда забыть об интуитивных расчётах и неточных прогнозах.

Фундаментальное отличие системы управления закупками и запасами ABM Cloud заключается в уникальной методологии, которая сфокусирована не на прогнозе, а на динамическом покупательском спросе, что значительно упрощает работу и существенно выделяет систему управления запасами ABM Cloud среди прочих решений, работающих по принципу прогнозирования. Алгоритм системы построен с учетом методологии Теории Ограничений.

Оптимальная система управления запасами ежедневно с высокой точностью отслеживает уровни запасов по каждому SKU в режиме реального времени, анализируя фактические продажи, оверстоки и аут-оф-стоки в каждой точке хранения. Основываясь на этих данных система составляет заказы поставщикам.

Кроме того, система управления запасами на предприятии обеспечивает ясное понимание того, какие группы товаров характеризуются высокой оборачиваемостью и приносят наибольший процент суммарного оборота предприятия, а какие товары не составляют и 2% суммарного оборота. Знание о движении товарных запасов задает вектор развития и высвобождает капитал, который в противном случае, мог бы быть потрачен на группы товаров, которые желательно снять с продажи или производства.

Автоматизированные системы управления запасами изменят рутинные процессы вашей компании

Разработка системы управления запасами или использование существующих технологий для управления запасами и закупочной деятельностью может существенно преобразовать процесс и качество предоставление услуг и уменьшить количество ошибок. В прошлом ручной процесс пополнения товарных запасов сегодня становится автоматизированным, таким образом запасы автоматически поддерживается на идеальном уровне в каждой точке хранения для достижения максимальной эффективности и производительности. Автоматизация рутинных процессов позволяет менеджменту сосредоточиться на более важных стратегических задачах, реструктурировать и улучшить рабочие процессы, упросить и ускорить доступ к необходимым данным и отчетам.

Оптимальная система управления запасами для каждой отрасли своя. Тем не менее, каждый бизнес должен стремиться к устранению ошибок, относящихся к человеческому фактору в максимально возможной степени, поэтому внедрение автоматизированного программного обеспечения для управления запасами дает вам существенные преимущества. Внедрение систем управления запасами позволит высвободить важный временной ресурс для других областей бизнеса.

Система управления запасами организации и точность отчетности

Оптимизация системы управление запасами происходит, в частности, благодаря формированию точных и понятных отчётов, которые отображают в графическом виде все данные, позволяющие объективно оценить ситуацию в целом и, при необходимости, углубиться в подробности. Система управления товарными запасами генерирует свыше 40 специализированных отчетов для решения предметных задач: отчет о динамике запасов, продаж, оверстоков, упущенных продаж, отчеты по анализу ассортимента и оборачиваемости, формируя нужный отчет, вы получаете упорядоченную и структурированную информацию для принятия взвешенных управленческих решений. Комплекс отчетов открывают вам реальную картину текущей ситуации в компании: что произошло и что происходит в вашем бизнесе, дает понимание того, как улучшить планирование и определить, куда двигаться дальше.

Данная статья окажется абсолютно бесполезной лишь для тех, кто никогда не знал, что такое «кассовый разрыв», а также не задумывался о поиске дополнительного капитала для развития бизнеса . Идея о высвобождении средств, замороженных в виде запасов сырья и материалов, не нова. Однако в ходе реализации консультационных проектов опять и опять встречаются предприятия, на которых есть колоссальные «скрытые резервы». Не редкость среди них и всем известные «лидеры отраслей». Особенно часто в эту ловушку попадают организации, имеющие дело с большой номенклатурой закупаемого сырья. В статье предложен алгоритм, который позволит собственными силами оценить ситуацию на складе вашего предприятия.

Самая распространенная причина, вызывающая излишки запасов, - исключительная заинтересованность сотрудников отдела материального снабжения в отсутствии дефицита сырья и материалов и недостаточный интерес в минимизации «замороженных» на складах средств. Также не исключены ситуации, когда поставщик предоставляет неплохую скидку (например, 5-10%) за объем плюс значительную отсрочку платежа (два месяца). Казалось бы, отличные условия! Но следует задаться вопросом: действительно ли выгодно приобретать запас на 8-12 месяцев на подобных условиях? Ведь уже через 60 дней окажется «связана» стоимость запасов на 6-10 месяцев! И предоставляемые 5-10% скидки наверняка значительно ниже доходности, которую можно было бы получить, пустив эти деньги в оборот. Ответьте честно, какая ситуация более критична для вас: когда возникает угроза простоев производства, простая и ясная, о которой, как правило, говорят прямо и четко, или пара миллионов долларов, которые могут «лежать на складе» абсолютно не обоснованно? Скорее всего, первый вариант. Ведь, чтобы найти эту пару миллионов, нужно прокачать огромный массив информации (хорошо, если эта информация хранится в электронном виде!). К тому же, отдел снабжения регулярно отчитывается о полученных от поставщиков скидках и отсрочках - вроде, все под контролем!

Для анализа потребуется информация о складских остатках за последние полгода-год. Потребуется заполнить следующую таблицу:

Таблица 1. Исходная информация для анализа

Данные лучше сразу заносить в финансовом эквиваленте, в любой удобной для восприятия валюте. Дальнейшие вычисления удобнее проводить в формате Excel. Далее потребуется рассчитать несколько вспомогательных параметров. Для начала приведем основные определения и формулы.

Средняя величина запаса на период - показывает усредненную стоимость запасов по данной позиции , хранящихся на складе в течение рассматриваемого интервала времени. Рассчитывается по формуле (на примере позиции №2):

Оборачиваемость по позиции (в днях) - количество дней, необходимое для того, чтобы складской запас по данной позиции был передан в производство. Рассчитывается по формуле:

Ж -объем сырья и материалов по позиции №2, списанных в производство за шесть месяцев.

Средняя оборачиваемость склада (в днях) - количество дней, в течение которого производство потребляет сырье и материалы в объеме, эквивалентном совокупной стоимости складских запасов. Рассчитывается по формуле:

∑(Средняя величина запаса по позиции) i - показывает общую стоимость складских запасов;

∑(Списание в производство за 6 месяцев) i - показывает общее потребление оборотных средств производством.

Доля в общей структуре запасов - определяется отношением средней величины запаса по позиции к общей стоимости складских запасов, выражается в процентах:

На основе данных первой таблицы сформируем следующие столбцы:

Таблица 2. Анализ исходных данных

В столбце «Группа» должны появиться небезызвестные результаты АВС-анализа . Распределение денежных средств по группам определим следующим образом:

Группа А - 80% общей стоимости склада;

Группа В - 15% стоимости склада;

Группа С - 5% стоимости склада.

Предварительно, перед определением групп, следует заполнить столбец «Доля нарастающим итогом». Для этого необходимо предварительно отсортировать таблицу по столбцу «доля в общей структуре запасов» в порядке убывания значения (см. таблицу 2).

Как показывает практика, в группу А попадает около 3-6% из списка общей номенклатуры сырья (30-60 наименований из 1000). Группу В составляют 17-20%. Группу С - 74-80%.

Далее приведу данные, с которыми пришлось недавно столкнуться на практике. Средняя оборачиваемость склада составила 65 дней. Средняя оборачиваемость по группам имела следующий вид: группа А (62 дня), группа В (93 дня), группа С (64 дня). Казалось бы, в целом, картина неплохая! Однако при этом количество номенклатурных позиций, превышающих 100 дней, в группе А составило 58%, в группе В - 70%, в группе С - 77%!

Для наглядности можно занести полученные результаты в таблицу.

Таблица 3. Анализ оборачиваемости в группах

Только подумайте, какую шутку играет с нами статистика! В каждой сырьевой группе имеется несколько доминирующих позиций, которые «сглаживают» общую картину, делают ее вполне удобоваримой и приемлемой. Однако ¾ номенклатурных позиций, хранящихся на складе со средней оборачиваемостью 65 дней, превышают психологически значимый стодневный рубеж! Безусловно, иногда встречается сырье, обладающее определенными особенностями закупки, которое приходится приобретать с полугодовым или годовым запасом. Но ведь оно занимает не половину номенклатурного листа!

Несложно рассчитать финансовый резерв, хранящийся в каждой подобной позиции. Резерв - это стоимость того сырья, которое можно «удалить» со склада, чтобы оборачиваемость данной позиции сравнялась со средней оборачиваемостью по складу. Рассчитывается по формуле:

В подобной ситуации вполне логичным будет ужесточение политики касаемо полученного «черного списка». Например, установление норм в виде: Требуется высвободить 80% резерва по группе А, 50% резерва по группе В и 20% резерва по группе С (таблица 4).

Таблица 4. Расчет резерва, который можно высвободить со склада

Неплохие результаты! При достаточно реальных нормах (80%, 50% и 20%) получается «разморозить» 37% стоимости склада сырья и материалов!

Итоговый экономический эффект от внедрения контроля оборачиваемости запасов возникает в результате действия двух факторов. Во-первых, высвобожденный резерв может быть пущен в оборот (как минимум, высвобожденные деньги могут быть положены в банк под 8% годовых). Во вторых, освобождаются дополнительные складские мощности (которые в других обстоятельствах изыскивались бы на стороне).

Оценить экономию расходов на хранение можно достаточно просто. Допустим, содержание склада обходится вашему предприятию в $10 тыс. ежемесячно. Эта сумма расходуется на обслуживание всей стоимости сырья и материалов, хранящихся на складе. С помощью несложной пропорции можно рассчитать сумму, получаемую за счет высвобождения резерва, которую можно потратить на обслуживание других, действительно нуждающихся в складском хранении, запасов.

В качестве инструментов контроля оборачиваемости запасов можно порекомендовать следующее:

• Определение ответственных за приобретаемую позицию. Ответственный должен сопровождать сырье и материалы вплоть до отгрузки со склада готовой продукции (а не отгрузки на склад сырья и материалов). Только в случае персональной мотивации на максимально быстрое прохождение закупаемого сырья «сквозь предприятие» получится высвободить описанный выше материальный резерв.
• Автоматизированное регулярное проведение АВС-анализа и XYZ-анализа по всей номенклатуре запасов (не только сырья и материалов, но и готовой продукции).

Справка: XYZ-анализ - метод, позволяющий анализировать и прогнозировать стабильность тех или иных бизнес-процессов и бизнес-объектов (например, стабильность продаж отдельных видов товаров, предсказуемость рыночного поведения различных групп покупателей, колебания уровня потребления тех или иных ресурсов и тому подобное). Например, фирма в течение нескольких сезонов предлагает несколько видов товаров. Проанализировав их уровень продаж, мы получим три категории товаров: группа X (колебания продаж в течение сезона на 5–15%), группа Y (колебания на 15–50%), группа Z (колебания непредсказуемы и прогнозу не поддаются). Таким образом, стратегия фирмы заключается в том, чтобы по возможности расширить группу товаров X и сократить - группу товаров Z. Нередко XYZ -анализ применяется в сочетании с ABC-анализом. Это позволяет классифицировать процессы и объекты по девяти группам. Тогда, например, товары, приносящие фирме максимальную прибыль и максимально стабильные по уровню продаж, попадут в группу AX , а малоприбыльные товары с нестабильными продажами - в группу CZ. Как правило, наиболее перспективной группой AX фирмы поручают заниматься самым опытным и умелым менеджерам, а группой CZ, от которой прибыль фирмы зависит гораздо меньше, занимаются начинающие менеджеры.

• Для товарных позиций, входящих в группы AX, AY, AZ, выбирают индивидуальные технологии управления запасами.
• AX - рассчитывается оптимальный размер заказа и по возможности применять технологию доставки «точно вовремя».
• AZ - контролируется ежедневно (еженедельно), и устанавливается страховой запас в связи с большими колебаниями спроса.
• BX, BY и BZ - управляются, как правило, по одинаковым технологиям, зависящим от сроков планирования и способов доставки.
• CX, CY и CZ - планирование осуществляется на более длительный период, например, на квартал, с еженедельной (ежемесячной) проверкой наличия запаса на складе.

Как только электронная коммерция в ритейл-компаниях стала играть существенную роль, логистический менеджмент пришел к выводу, что процесс формирования, упаковки и отгрузки небольших заказов технически очень отличается от оптовых отправок в магазины. Поэтому при больших объемах торговли более эффективно создавать специальные распределительные центры, работающие с прямыми поставками и выделять отдельных сотрудников.

У некой компании А есть 50 собственных торговых точек, интернет-магазин, компания также использует систему продаж по каталогам. Заказы по каталогам часто формируются непосредственно на складах магазинов, резервируя при этом товары, пользующиеся высоким спросом. Минус этой маркетинговой системы заключается в том, что магазины неохотно отдают хорошо продающиеся товары другой бизнес-единице. Задачи, которыми руководствуется компания, – достигнуть высокого уровня обработки потребительских заказов, получить высокую прибыль и максимизировать продажи.

Разделение ответственности за разные сбытовые каналы имеет еще одну причину. Если все бизнес-единицы работают в единой системе продаж и распределения товарных запасов, невозможно контролировать выполнение каждой из них своего плана продаж. Так, если одна из структур бесконтрольно использует товарные запасы из общего распределительного центра, то может возникнуть нехватка товаров для заказов, сделанных по каталогу, полученных через e-mail-кампании, товаров для открытия новых магазинов и т.д.

Другие компании используют концепцию «виртуального управления складскими запасами». Мы не имеем в виду здесь дропшиппинг, это система управления запасами, позволяющая придерживаться плана продаж по отдельным товарным позициям и конкретным каналам сбыта, а также резервировать товарные запасы для отдельных бизнес-единиц.

Допустим, общее количество конкретной товарной позиции – 5 000 единиц. Из них 3 000 единиц предполагается для розничной продажи, 1 000 для интернет-магазина и прочих интернет-каналов сбыта и 1 000 для продаж по каталогам. Все товарные запасы складируются в одном помещении, однако система управления складскими запасами позволяет регулировать количество товаров, отправленных по тому или другому сбытовому каналу, и не допускать превышения выделенных квот. Таким образом можно контролировать продажи и наличие товарных запасов по каждому направлению бизнеса.

Эффект импорта

Источник закупки товара, безусловно, отражается на планировании продаж. Многоканальный маркетинг в значительной степени основывается на импортных продуктах. Даже если вы закупаете товары у местного поставщика, это еще не значит, что они не импортные.

При работе с импортными товарами стартовая торговая наценка, и, вполне возможно, получаемая валовая прибыль будут значительно выше, что скомпенсирует издержки, возникающие при ошибках планирования, – а это может случиться в любом бизнесе. С другой стороны, минимальный объем импортной поставки часто составляет тысячи единиц, а это увеличивает срок нахождения товаров на складе и ведет к росту вложений в складское хранение и прочим затратам. Длительный срок оборачиваемости товара (чаще всего 18-23 недели) означает, что закупки были сделаны задолго до завершения планирования продвижения товара, а это приводит к избытку или дефициту товарных запасов на складе. Закупка новых импортных продуктов может привести к скапливанию и излишку товара на складе, если его не удается продать в соответствии с разработанным планом продаж.

К тому же, компании не всегда учитывают полную себестоимость продукта, которая включает агентские вознаграждения, плату за простой, таможенные тарифы и командировочные агентов по закупкам. Добавьте сюда затраты на складское хранение и оплату аренды складов. Это приводит к удорожанию товаров и более медленному товарообороту.

Что же делать?

• Используйте смешанную контейнерную погрузку, где это возможно.
• Оцените увеличение стоимости единицы продукции в зависимости от объема закупки. По возможности заказывайте товар маленькими партиями.
• Начинайте планировать продвижение товара в каждом сезоне раньше (задача не из легких).
• Попробуйте начать работать с местными поставщиками; это также позволит закупать товар небольшими партиями.
• Составьте смету всех составляющих себестоимости товаров, чтобы убедиться, что ваша торговая наценка достаточна, и бизнес рентабельный.

Ликвидация излишков

Непродающиеся товары и проблема их ликвидации – один из наиболее серьезных аспектов сбытовой политики. Необходима эффективная стратегия сезонной ликвидации и распродажи товаров с наименьшими затратами.

Работая по системе на основе издержек, трудно определить, сколько валовой прибыли потеряно при распродаже товара по сниженным розничным ценам. Согласно нашему опыту эти потери составляют как минимум 2-4% чистой прибыли.

Что же делать?

• Разработайте стратегию ликвидации излишков. Вы можете использовать каталоги распродаж и скидки, размещать спецпредложения в интернете, делать пакетные и телефонные предложения.
• Регулярно составляйте предварительный отчет по продажам тех или иных товаров. Так вы заранее поймете, излишки каких товаров, возможно, потребуется ликвидировать.
• Составьте отчет по срокам внутреннего товародвижения. Так вам будет легче контролировать, в течение какого максимального срока партия товара находится на складе.

Работа с поставщиками и цепочка поставок

В большинстве крупных магазинов товарная номенклатура и база поставщиков принимают катастрофические размеры. Цепочка поставок становится все более и более сложной, включая различные варианты транспортировки, импорта и розничных продаж. Все это требует своего рода стандартизации поставщиков, что позволяет унифицировать закупки.

Работа с поставщиками является ключевым звеном эффективного управления цепочкой поставок. Эффективное распределение поставок и оптимизация транспортных потоков уменьшает затраты и способствует ускорению товарного потока через распределительный центр, что исключает скопление излишков на складе. Автоматизация цепочки поставок с помощью предварительных уведомлений об отправке, интеграции RFID-системы, и кросс-докинга в магазины может иметь большое значение для снижения затрат, однако все эти операции не могут быть осуществлены без всесторонней поддержки поставщика.

Начните с малого. Объясните политику вашей компании, обозначьте потребности в четких сроках поставок, согласуйте маршруты, стандарты страны (порта) назначения, например, маркировку упаковки, технические характеристики изделия, требования по сопроводительным техническим и финансовым документам, списки контактов и пени за задержанные или невыполненные заказы. Вводите систему отзыва платежей за несоблюдение договорных условий для своих крупнейших поставщиков. Позже вы сможете добавить сюда и другие пункты: сервисное обслуживание, упаковку, маркировку, прочие услуги с добавленной стоимостью, маршрутизацию, кросс-докинг и доставки непосредственно в магазин.

Сделайте поставщика одним из основных звеньев цепочки поставок. Как можно больше услуг с добавленной стоимостью – упаковка, маркировка, контроль качества – должны выполняться поставщиками или торговыми представителями на фабриках. Это позволяет заметно снизить стоимость подобных услуг. Обнаружение ошибок еще на уровне поставщика и пользование их услугами ускоряет товарные потоки.

Структурный обзор

В крупных интернет-магазинах сбытовой отдел представляет собой отдельную организационную структуру, состоящую из дистрибьюторов или менеджеров по распределению, которые составляют планы по сбыту, управляют товарными запасами и ликвидируют излишки. Закупщики выбирают товар и поставщика. Менеджеры по распределению определяют количество единиц товара, которое должно быть закуплено и затем распределено по каналам сбыта. Менеджеры также определяют момент, когда необходимо распродавать излишки товаров по сниженным ценам.

Десять лет назад многие многоканальные компании имели отдельных сотрудников управления закупками в сфере электронной коммерции. Сегодня существует позиция интернет-мерчендайзера, но он в большей степени занимается размещением товаров на сайте. Поиском поставщиков, управлением товарными запасами и ассортиментом, а также закупкой товаров занимается сейчас единый отдел закупок.

Многие владельцы многоканального бизнеса чаще нанимают отдельного специалиста по прогнозированию покупательского спроса. Это эффективнее, чем работать на основе прогнозов от каждого из закупщиков. Современная система управление складскими запасами строится на основе маркетинговых прогнозов, с регулярными пересмотрами плана закупок на основе данных о фактических продажах. Так можно гораздо более точно вычислить, когда и в каком объеме необходимо делать повторные закупки.

Отчетность в системе управления товарными запасами

В сфере интернет-торговли и мультиканального бизнеса учитывается достаточно много показателей, характеризующих эффективность управления товарными запасами. Каждый канал сбыта характеризуют свои показатели. Вот несколько наиболее важных.

Показатели эффективности электронной коммерции: планы продаж и планы запасов; товарооборот; возврат валовой прибыли от инвестиций (gross margin return on investment – GMROI); отмены заказов; возвраты; скидки или уценка товаров; срок внутреннего товародвижения; начальные показатели покрытия заказов; заключительные показатели покрытия заказов; процент покрытия после распространения каталога.

Очень важно получать как можно более полную отчетность по продажам и уровням товарных запасов от продавцов, закупщиков и менеджеров по управлению товарными запасами. Товарные запасы – самый крупный и, по сути, единственный актив в бухгалтерском балансе торговых предприятий, поэтому управление этим активом в значительной степени определяет качество обслуживания клиентов и доходность компании. Важно также включать отдельные показатели в отчетную оценку индивидуальной производительности закупщиков и персонала по управлению запасами.

Управление товарными запасами и его бизнес-модели должны развиваться, чтобы соответствовать активному росту многоканального бизнеса.

Проблемы импорта

Большинство продавцов не смогло бы эффективно вести бизнес без тех прибылей, которые обеспечивают импортированные товары. Но импортирование создает сложности, связанные с большим объемом товаров на складе, что сказывается на увеличении затрат. Импорт также приводит к более медленному товарообороту. Приведем слова вице-президента по управлению товарными запасами одной из крупных компаний: «У меня нет точных чисел, но я уверен, что существует связь между ростом импорта и уменьшением товарооборота. Я знаю несколько игроков рынка, работающих с прямыми поставками, которые испытали это на себе».

Другой крупный игрок рынка, компания-поставщик предметов интерьера и мебели, которая импортирует приблизительно 40% товара, в свою очередь отметила значительное увеличение импортных пошлин. Для импортеров существует и еще одна проблема, о которой говорит представитель компании: «прошлые несколько лет во время пиковых весенних продаж наши поставщики постоянно задерживали поставки товара на несколько недель. Особенно сильно это коснулось крупной мебели и предметов наружного декора, и мы практически ничего не могли сделать, чтобы предотвратить это». Невыполнение заказов в установленные сроки обошлось компании в тысячи долларов штрафов и пеней.

"Это часто трудно объяснить продавцам, но я сторонник начала закупок весенних/летних товаров уже в самом начале года, начиная буквально с 1 января. Это помогает сгладить резкий скачок уровня закупок, который обычно происходит в пиковый сезон», – добавляет вице-президент по управлению товарными запасами. Импортирование товаров, сезонный пик продаж которых приходится на весну, часто совпадает с китайским Новым годом (он отмечается в конце января или в феврале), когда очень многие в Китае берут недели отпуска перед праздником. Естественно, это только осложняет ситуацию.

Импортирование в значительной степени может сильно отразиться на заказах с оплатой наличными и неподтвержденных заказах. Вычисляя/согласовывая розничную цену, закупщики должны оговаривать больший процент скидки с цены для импортированных товаров, чтобы учесть эти дополнительные расходы. По словам уже упоминавшегося выше вице-президента компании: «Пять процентов от розничной цены – хорошая отправная точка».

Для осуществления бесперебойного производственного процесса, а также на случай резкого скачка спроса на предприятиях создают запасы сырья и готовых изделий.

Однако без рационального управления количеством и хранением этих запасов невозможно представить успешно развивающуюся фирму.

Сведение количества хранимых запасов к минимально необходимому ускоряет оборачиваемость товарно-материальных ценностей и дает возможность ощутимо повысить рентабельность фирмы.

Эффективная оптимизация складских запасов прежде всего четко отдавать себе отчет в том, какие .

Разновидности складских запасов

Существуют различные критерии, согласно которым подразделяются данные товары.

• Относительно торговли либо процесса производства существуют следующие виды запасов:
• Подготовительные. Для их использования в деятельности фирмы (будь-то торговля или производство) нужна предварительная подготовка.
• Переходящие с конца одного периода отчета на следующий. Они обеспечивают безостановочность производственного цикла до приобретения следующей партии сырья.
• Запасы, во время производимого учета находящиеся на стадии доставки.
• Неликвидные запасы в течении долгого времени не применяются.

Относительно периода использования складируемые товары бывают:

• Сезонные. Возникают в определенное время года, обусловлены временным повышенным спросом на товар в это время и, соответственно, запуском производства или торговли в этот период.
• Страховые. Существуют на случай форс-мажорных ситуаций и гарантируют работу предприятия даже в это время без остановки.
• Текущие. Основной вид запасов, служит для бесперебойной работы фирмы в промежутке времени от одной поставки до другой.

Согласно назначению запасы делятся на:

• Товарные, то есть готовая продукция, ожидающая либо уже на стадии отправки потребителю.
• Производственные запасы, предназначенные для внутреннего производственного потребления.

С целью отслеживания динамики колебания уровня складских запасов, выяснения причин, увеличения их числа и разработки стратегии по приведению запасов к необходимому уровню проводится анализ склада.

Его последовательность такова:

• Сортировка по себестоимости, марке и наличию востребованных позиций товара.
• Определение запасов, долгое время не пользующихся спросом потребителей. Расчет их себестоимости.
• Расчет себестоимости завышенных запасов, как отношение количества запасов в наличии к числу проданных позиций за последние полгода.

Прогнозирование спроса на определенный вид товара (как и срок выполнения заказа)– трудная и неблагодарная задача. Выполнить ее качественно в силу тех или иных причин удается крайне редко. Для этих случаев и предусмотрены запасы товаров.

Проанализируем предпосылки возникновения излишних запасов на складе:

• Приобретение предпринимателем заведомо превосходящего необходимое количества товара в связи с риском неполной доставки или задержки в пути.
• Наличие привлекательных акционных цен на оптовые партии товаров
• Экономия на транспортных расходах: намного дешевле обходится привезти один раз большую партию, чем несколько раз мелкие.

Восполнение запасов влечет за собой финансовые вложения. Но как достичь оптимального соотношения между необходимым уровнем запасов и затратами? Для этих целей вычисляют экономический размер заказа (economic order quantity) по формуле:

EOQ = 2AD/vr, где:

D –уровень спроса, A –производственные расходы, r – складские расходы, v– величина удельных производственных затрат.

Кроме того, нужно учесть такие факторы:

• Скачкообразное увеличение товарного спроса в ходе всего срока его реализации.
• Непостоянство сроков восполнения запасов.
• Политика, проводимая данной фирмой в отношении обслуживания своих клиентов.

Помимо управления количеством запасов необходима рационализация и самих .

Анализ причин неудовлетворительной работы склада

Возможные недостатки функционирования склада:

• Срыв срока заказа: затрудненный или даже невозможный поиск нужного товара вследствие неупорядоченной системы складирования.
• Недостаток площади склада, угроза затоваривания неликвидом.
• Несоблюдение сроков хранения товаров, условий транспортировки и загрузки.
• Несовершенная , выдающая ошибочные данные относительно количества и наличия товаров.
• Отсутствие механизации, зонирования склада.

Последовательность оптимизации складских процессов

Оптимизация складских процессов осуществляется в следующем порядке.
Анализ конкретного склада с целью выяснения его «уязвимых мест». Имеются в виду такие недостатки, как игнорирование принципов уплотнения и консолидации при малой площади помещения, отсутствие отдельного помещения для карантинного товара, позднее списание уже отгруженного товара, отсутствие учета приходования и доступной каждому работнику картины расположения товаров на складе и др.)

Анализ взаимодействия складского и смежных с ним процессов (сбыт, закупки, доставка, информационное обеспечение) позволяет выявить проблемы и ранжировать их по значимости, подобрав наиболее оптимальный способ их устранения.

Перепроектирование работы складского помещения

Цель– повышение качества и снижение затрат на поддержание функционирования склада. Реализуется с помощью:

• Зонирования склада.
• Механизации и автоматизации складских процессов.
• Внедрение технологических карт, отчетной документации, .
• Оптимизация использования пространства внутри склада (размещение достаточного количества стеллажей, полок, удобство доступа к ним).

Заключается в создании административно-управленческой структуры и разделении между персоналом зон .

Тем самым обеспечивается большая прозрачность складских процессов, увеличивается производительность и эффективность труда работников, а также уменьшаются затраты на складскую обработку товаров.

Финальный этап подразумевает практическое применение решений по оптимизации технологии складирования товаров.

Происходит тестирование вновь созданной системы и, при необходимости, ее корректировка. Создаются инструкции по работе на складе для персонала, осуществляется надзор в ходе пробной эксплуатации.

Таким образом, оптимизация складских процессов и, непосредственно, количества и видов товаров является неизбежной составляющей складской логистики на пути совершенствования и увеличения согласованности в работе всего предприятия в целом.

Складские запасы - это запасы товаров, которые имеются в наличии у компании для дальнейшей реализации. Как правило, такие запасы - одновременно и вложенный капитал, и своеобразный риск.

Определяем объем запасов

Считается, чем меньший объем складских запасов, тем больше прибыль. Небольшой остаток товаров на складе говорит о его стабильном обороте и о высоком уровне потребления, что обеспечивает хорошую прибыль компаниям. Необходимость управления складскими запасами вырисовывается при рассмотрении оборотного капитала компании, объема продаж и складских запасов.

Автоматизированная система для управления складскими запасами.
Обновление и анализ данных в реальном времени!

Если объем продаж равен объему складских запасов, речь идет об эффективности управления складскими запасами. Когда же объем складских запасов существенно превышает общий объем оборотных средств компании, необходим более строгий контроль над запасами.

Компании с большими объемами складских запасов несут дополнительные траты на аренду помещений. В дополнение к расходам на хранение запасов существует определенный риск для компании в процессе реализации.

Способы планирования запасов

Стоит обратить внимание на то, что товар, который находится на складе, может потерять свою актуальность, или может закончиться его срок годности или реализации. И чем больший объем товара попадет под такой риск, тем больше будет убыток. Все это говорит о большом значении ведения и обновления запасов на складах.

Потому, выделяются два способа по ведению запасов - плановый способ и способ согласно спросу. Важным вопросом остается количество запасов, от которого зависит стратегия размещения товаров и далее стратегия продаж компании.

Организация эффективного управления запасами основывается на правильно выстроенной системе компании. Данная система четко определяет три основных фактора для ведения складских запасов:

• вид товара
• количество товара
• время закупки товара.

Каждый из этих факторов имеет большое значение и отображается на объемах складских запасов.

Чтобы обеспечить постоянное наличие нужных запасов и не допустить образование излишков, необходимо соблюдать буфер запаса. Буфер запаса устанавливается в компаниях, основываясь на среднем уровне потребления до следующей закупки товаров, и складские запасы постоянно должны держаться приблизительно на уровне этого буфера. Таким образом, можно осуществить оптимизацию складских запасов, при которой будут достигнуты непрерывные продажи при минимальных запасах на складе.

Методы оптимизации складских запасов

Для достижения максимальной оптимизации используются методы, которые подбираются конкретно под коммерческую потребность той или иной компании:

• Анализ расходов и возможности снижения трат
• Стратегический поиск поставщиков товаров, для экономии временных и денежных ресурсов компании
• Достижение низкого уровня расходов на товары и услуги, используя экспертизу по источникам и инструментам закупок товаров
• Осуществление инвестирования в электронные закупки.

Оптимизация проводится путем проведения ряда операций, а именно сбора данных, построения модели, прогнозирования и планирования.

Анализ запасов и планирование закупок

Для того чтобы выяснить резерв снижения себестоимости товара и увеличения прибыли, проводится анализ складских запасов.

Задачами анализа складских запасов являются:

• определение остатков товара;
• определение остатков товара по поставщикам;
• изучение динамики увеличения или снижения складских запасов;
• определение оборота товаров на складе;
• расчет вывода денежных средств за счет оборота;
• определение оптимального размера складских запасов и оборота;
• определение причин образования большого объема складских запасов или запасов ниже нормы;
• разработка стратегии по ликвидации больших объемов запасов или пополнения запасов до установленной нормы.

Пример проведения анализа остатков товара на складе в системе Класс365

При анализе товарооборота используются такие методы, как выстраивание динамических рядов, сравнение, индексный метод, цепная подстановка, составление графиков и другие.

Прогнозирование закупок осуществляется при использовании разных моделей, путем сравнения результатов выбирается лучшая модель.

Планирование закупок - это система, которая позволяет рассчитать необходимую потребность в товаре и дать информацию по закупкам. Данная система основывается на остатках товара на складе, времени доставки и минимальном количестве товара от поставщиков.

При планировании берется во внимание также история сотрудничества с поставщиками, определяются оптимальные по шкале надежности, уровню цен и качеству обслуживания.

Управление запасами в онлайн-программе Класс365

Программа для управления складскими запасами Класс365 позволяет вести учет товаров на складе с постоянным обновлением данных в реальном времени. Остатки товаров можно выгружать с системы на сайт или интернет-магазин. Складской учет в программе Класс365 ведется по серийным номерам, характеристикам, заказчику, дате выпуска.

Также складской учет в Класс365 дает возможность вывода таких отчетов и ведомостей, как:

• отчет об остатках товара
• отчет о поступлении товаров на склад
• отчет по товародвижению
• оборачиваемость товаров
• анализ неликвидных товаров.

Все эти отчеты используются при планировании и осуществлении закупок товаров.

Для того, чтобы обойти утомительные этапы внедрения автоматизированной системы, разрабочки онлайн-программы Класс365 использовали saas-модель предоставления программы пользователю, поэтому вам не нужно беспокоиться о больших затратах на покупку лицензии. Вы берете приложение в аренду и пользуетесь им столько, сколько потребуется.

Облачные технологии, которые применяются в веб-системе Класс365 предполагают удаленную обработку и хранение данных. Пользователь может работать со своими файлами с любого компьютера или мобильного устройства. Поэтому онлайн-программа Класс365 позволяет вести эффективное управление запасами, благодаря централизованному учету информации, высокому уровню надежности, широкому функционалу.

Начните реботу с Класс365 абсолютно бесплатно прямо сейчас!

Начните работу с Класс365 прямо сейчас!
Эффективный складской учет в онлайн программе!

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру